En este punto me remito a una herramienta que muchos conocen y me gusta utilizar que es el ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Ajustar o Actuar) luego de haber recorrido la concepción de los diferentes modelos que lo llevaron a la conclusión que la Telesalud es la alternativa que le genera valor de manera estratégica a su organización o su negocio usted debe aumentar la probabilidad de éxito de su proyecto con una buena implementación.
Una buena planeación lo lleva a determinar cada una de las etapas de la implementación soportados en ese equipo de base o primario con el que viene diseñando sus modelos, en este momento usted ya seleccionó la tecnología que utilizará en el corto, mediano y largo plazo y determinó los cambios que impactarán sus procesos y cómo gestionarlos, ahora bien las métricas e indicadores con los que usted nos solo validará el éxito de su proyecto, sino también los resultados esperados de los procesos asistenciales en el tiempo.
La implementación de los requisitos normativos, para el caso colombiano habilitación, se convierte eventualmente en una tarea compleja de cumplir (escribiremos en nuestro próximo artículo), pero usted que ya trabajó en habilitar sus servicios presenciales, puede tener mayor habilidad para lograrlo, debe partir de los procesos prioritarios y de estos se deriva el cumplimiento de los demás.
Les recomiendo que en orden usted planee la implementación así:
- Procesos y Normas
- Implementación tecnológica
- Gestión del cambio
- Capacitaciones y entrenamientos
- Métricas, monitoreo, verificación, tiempos, costos, Hitos
- Ruta crítica
Podemos iniciar con un servicio sencillo, con alcance básico para validar ciertas hipótesis, ajustar y posteriormente ampliar el alcance y complejidad; no realice muchos cambios del alcance inicialmente planteado, puesto que le puede llevar a demoras imprevistas, mayores costos o a obtener lo que no esperaba.
En la implementación tecnológica tener en cuenta el mínimo de integraciones inicialmente y abordarlas a medida que los servicios vienen funcionando y los resultados esperados se confirman, el uso de la tecnología funcionalmente hablando, deben ser validados antes de la salida en vivo con algunos usuarios finales que los retroalimenten de las oportunidades de mejora, que no sea sobre la marcha que encuentre la resistencia por situaciones que son sencillas de superara y que no debieron impactar negativamente la implementación.
Controle por medio de hitos pequeños y espacios de tiempo no muy grandes, recomiendo inicialmente seguimiento semanal con el equipo primario del proyecto en cabeza del líder del proyecto, asegúrese de haber involucrado a los líderes de los procesos asistenciales que está implementando en esta nueva modalidad.
Una vez realizadas las capacitaciones y entrenamientos necesarios, les recomiendo cerrar con demos de atenciones, no reales que permita identificar debilidades en vivo y en directo, con esto podrá ajustar algunas variables que no se alcanzan a considerar desde el papel, para las atenciones interinstitucionales de Teleexperto, definitivamente capacitaciones y entrenamientos conjuntos son una buena práctica y realizar ajustes sobre demos ayudará a generar confianza entre los diferentes involucrados.
La documentación generada y/o ajustada a partir del cumplimiento normativo, se debe ajustar a la estructura documental que ustedes tengan y deben describir de manera sencilla, no solo lo que la norma le pida, sino también lo que se debe hacer y estos documentos servir para nuevas capacitaciones e inducciones de personal nuevo.
En la salida en vivo debe tener el apoyo no solo de los líderes asistenciales, sino también del área de TI que permita responder rápidamente a los incidentes que se puedan presentar y con esto entregarle mayor confianza al equipo asistencia involucrado en la atención, debemos empezar con los profesionales que hayan mostrado mayores competencias digitales y aceptación al proyecto. Será normal tener inconvenientes de arranque con software, equipos médicos, etapas de procesos que no cumplamos, pero el estar atentos al seguimiento operativo, nos lleva a identificar oportunamente, ajustar y eliminar errores de la atención. Retroalimente de manera acertada al equipo para los ajustes que se deben implementar y continúe.
En la etapa de planeación estableció unos indicadores y métricas en el tiempo, es el momento entonces de validarlas y tomar decisiones en tiempo real para orientar al cumplimiento de estas, de manera que no sea al final del tiempo que usted valide que las cosas no funcionaron y que pudieron ajustarse en su momento para beneficio del proyecto, el tiempo que usted desperdicie será valioso para la continuidad de los servicios bajo la modalidad. Asegúrese que primero recorre el corto plazo antes de ir al largo plazo y que estos objetivos no se crucen de manera que entorpezcan.
Una vez finalizado el proyecto de implementación y pasado el servicio a la operación cotidiana de la institución prestadora de servicios de salud, dele atención especial con su equipo de mejoramiento o el que constituya para estabilizar la operación al perfeccionamiento y maduración de los servicios en sintonía con los demás proyectos en el tiempo.
Continuaremos en el próximo artículo sobre habilitación en el caso colombiano.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
